ניהול זמן

"איך זה שיש לנו רק 24 שעות ביממה? אי אפשר להוסיף עוד קצת" ביטוי ששמעתי לא פעם בקרב בני משפחה, מתאמנים, מנהלים ועובדים.

איך זה שבאותו הזמן בדיוק ישנם אנשים ששוכבים במיטה כל היום ללא מעש, חלק מתרוצצים בעבודה ללא הפסקה, חלק מטפסים על הרים או צוללים בין אלמוגים וחלק נמצאים בבילוי רומנטי עם בן או בת הזוג? התשובה היא ניהול זמן.

מה זה ניהול זמן – הגדרה

ניהול זמן הוא התהליך של ארגון ותכנון כיצד לחלק את הזמן בין פעילויות שונות. ניהול זמן טוב מאשר לאדם לעבוד חכם יותר ולא קשה יותר אפילו כאשר יש מעט זמן והרבה לחץ ועבודה. ניהול זמן לא נכון יכול להוביל לפגיעה באפקטיביות של העבודה, בהגברת רמת הלחץ ובפגיעה בפעילויות שונות בחיי היום-יום.

היתרונות של למידת ניהול זמן

רגע לפני שנצלול לטכניקות, גישות, תאוריות ו"עשה ואל תעשה" בכל הקשור לניהול זמן. חשוב קודם כל להדגיש, מדוע ניהול זמן חשוב מלכתחילה.

ניהול זמן נכון יכול לסייע לכם בלא מעט תחומים:

• פרודקטיביות ואפקטיביות גבוהים יותר.
• מוניטין מקצועי איכותי יותר.
• פחות לחץ – בעזרת ניהול זמן נכון, תוכלו להפחית במידה נכרת את רמות הסטרס (הלחץ) שאתם חשים.
• ניצול הזדמנויות לשיפור ולהתפתחות.
• יותר הזדמנויות להשיג מטרות בחיים האישיים ובחיים המקצועיים – כאשר אתם מנהלים את הזמן בצורה נכונה, עובדים, תלמידים ומנהלים שסביבכם יעריכו זאת, ויעניקו לכם משוב חיובי ואופציות חדשות שלא הכרתם.
• יותר זמן – ניהול זמן איכותי יעניק לכם זמן נוסף בחיי היום-יום. איך? בעיקר כי הוא יוריד ויצמצם משמעותית את כמות הזמן שאתם מבזבזים על הפעילויות הלא נכונות.

ניהול זמן לא נכון יכול להוביל ללא מעט בעיות:

• פספוס של דדליינים חשובים.
• עבודה לא אפקטיבית.
• איכות ברמה לא גבוהה.
• מוניטין שלילי.
• רמות גבוהות של לחץ.
• "סתימת חורים" על חשבון פעילויות חשובות אחרות.

7 עקרונות מפתח לניהול זמן אפקטיבי

רוצים לבצע שיפור משמעותי בניהול הזמן שלכם? ממשו ועקבו אחר 7 עקרונות המפתח הבאים. חלק מהעקרונות מתבססים על ספרו המומלץ של המנטור וסופר רב המכר, סטיבן קובי, "7 ההרגלים של אנשים אפקטיבים במיוחד".

1. הגדירו מטרות בצורה נכונה

חשוב מאוד להגדיר מטרות בצורה שתשרת אתכם ולא אתם אותה. אחת הדרכים היעילות ביותר להצבת מטרות היא בעזרת מודל סמארט. המודל מציג עקרונות ברורים להצבת מטרות כאשר :

S – specific – מטרה ספציפית וברורה.

M – measurable – מטרה שניתנת למדידה.

A – achievable – מטרה שניתנת לביצוע ולהשגה.

R – responsible – מטרה שאתם אחראים להצלחתה ולא תלויה באחרים.

T – Time – מטרה שמוגדרת בזמן.

2. שימו את הדברים החשובים – ראשונים

מדובר בעקרון ליבה מספרו של סטיבן קובי. על פי עיקרון זה הבסיס לניהול זמן נכון, הוא קודם כל לתעדף את המשימות על פי מה חשוב ומה דחוף. על פי אסטרטגיה זו, על כל משימה להכנס לאחת מהקטגוריות הבאות:

1. חשוב ודחוף – משימות שיש לבצע באופן מיידי. לדוגמה: הגשת הפרויקט ללקוח או למרצה.
2. חשוב אך לא דחוף – מדובר במשימות שבדרך כלל קשורות לפיתוח, צמיחה והתייעלות. על פי סטיבן קובי זוהי הקטגוריה החשובה ביותר מבין הקטגוריות הקיימות. על כן, יש לשלב את המשימות בקטגוריה זו ביומן לפני הכל. לדוגמה: זמן איכות עם אנשים שיקרים לנו.
3. דחוף אך לא חשוב – משימות שדחופות אך לא חשובות לכם במיוחד. במצב זה ההמלצה היא להאציל סמכויות. כלומר, למצוא אדם אחר שיבצע את המשימה במקומכם. לדוגמה: משימות בירוקרטיות בעסק שניתן להעביר לרואה חשבון.
4. לא חשוב ולא דחוף – משימות ופעילויות ששואבות מאיתנו זמן לחינם. סטיבן קובי ממליץ להמנע מהם ולמחוק אותם עד כמה שניתן. לדוגמה: טלוויזיה.

3. הגדירו פרק זמן להשלמת המשימה

הצבת גבולות זמן תעזור לכם להשאר מפוקסים ואפקטיבים במשימה שלכם. השקעת מחשבה קטנה נוספת אודות השאלה "כמה זמן אני רוצה להשקיע על זה" יכולה גם לעזור לכם לזהות פונטציאל לבעיות לפני שהם מתרחשות. באופן זה תוכלו לתכנן כיצד לטפל בבעיות הללו במידה והם קורות.

כך למשל, אם אתם עובדים בחברת סטראטפ ובזמן הגדרת התאריך להוצאת פיצ'ר חדש באפליקציה, אתם לוקחים גם בחשבון את הזמן שעשוי להיות מושקע בטיפול ותיקון תקלות. תוכלו לוודא שלא תאכזבו לקוחות או משתמשים בדדליין שנדחה.

דוגמה נוספת מעולם הלימודים, תהיה להגדיר פרק זמן, לכתיבת עבודה מסכמת. אם לדעתכם נדרשות 4 שעות מחקר ו – 4 שעות כתיבה. תוכלו לפרוש את העבודה בצורה נוחה, כך שתוודאו כי העבודה תושלם טרם תאריך ההגשה וכי יהיה לכם זמן לעשות אותה בצורה איכות ומעניינת.

4. קחו בחשבון הפסקות בין המשימות

להשאר בפוקוס במשך שעות רבות ללא הפסקה, זו בגדר משימה לא אפשרית. כאשר אתם עושים המון משימות ברצף ללא הפסקה, כאשר מאוד להשאר אנרגטיים, מרוכזים ואפקטיבים. אפשרו לעצמכם זמן מנוחה ו"הורדת דופק" בין משימות כך שתוכלו לנקות את הראשון ולהתרענן מעט. הליכה קצרה, מדיטציה ואפילו שנת צהריים יכולים להיות מאוד יעילים אם תשלבו אותם נכון ביום שלכם.

בנוסף, חשוב שתכירו את עקרון "הגל הירוק" ו-"הגל האדום". אלו זמנים בהם אתם יותר ופחות אפקטיבים. מדובר בזמנים שמשתנים מאדם לאדם, והאדם שיודע הכי טוב מתי אתם אפקטיבים זה כמובן – אתם. האם אתם יותר יעילים בבוקר, בצהריים או בערב?  בנוסף, הגל הירוק והאדום מתייחס לרצף עבודה ולהפסקה. כאשר אנחנו עובדים בגל הירוק, אנו מרגישים שהעבודה זורמת, אנחנו חדים ויש לנו אנרגיה, ברגע שאנחנו מרגישים ירידה בפוקוס, סימן שאנחנו נכנסים לגל האדום, וזה הזמן לקחת הפסקה של מספר דקות.

אנחנו מרחיבים על זה עוד בטכניקות עבור שיפור הזיכרון.

5. נהלו את עצמכם

בואו נהיה כנים לרגע, אי אפשר באמת לנהל את הזמן. אי אפשר לקבוע מתי הזמן יעבור, מתי לא. הזמן יזרום ויתקדם לא משנה אילו פעולות אנו נבצע. ולכן ניהול זמן מתייחס בעיקר "לניהול עצמי". על מנת לעשות זאת, חשוב לשלב ביומן משימות לטווח הארוך. כתבו ביומן את הדדליינים והאירועים החשובים ביותר, ועל פי זאת התאימו את המשימות שלכם. חשבו באילו ימים ושעות אתם רוצים לבצע משימות ספציפיות. למשל, אם אתם רוצים לבצע פגישה עם לקוח בעיר אחרת, עליכם לוודא כמובן שגם הוא פנוי בזמן הזה.

6. הסירו משימות/פעילויות לא חשובות

התייחסנו לכך בעיקרון השני, אך חשוב לנו להרחיב על כך כאן. אחד הפרמטרים הכי חשובים בניהול זמן, זה לא "איך להכניס את כל המשימות שאני רוצה" אלא דווקא "איך אני מוריד משימות לא חשובות". הוצאת משימות ופעילויות מיותרות מהיומן שלכם, יכולים לא רק לחסוך לכם זמן, אלא גם לשפר לכם את מערכות היחסים, האנרגיה ומצב הרוח.

7. תכננו את מחר

תעדפתם את המשימות שחשובות לכם, הסרתם משימות לא חשובות, שילבתם הפסקות והגדרתם זמנים – הדבר האחרון שנשאר, הוא להסתכל מה התכנית למחר.

מומלץ כי בכל סוף יום, תדעו במדויק מה התכנית למחר – מה המשימות הכי חשובות שתרצו להשלים מחר, שיתנו לכם את מקסימום הערך?. מומלץ בסוף כל יום, לכתוב 3 משימות עיקריות שאם תשלימו אותן מחר, תהיו מרוצים.

7 טעויות נפוצות בניהול זמן

כדי להבין איך לעשות ניהול זמן נכון, חייב גם להכיר את הטעויות הנפוצות שאנשים מבצעים. בתור קואצ'ר, אחד התפקידים שלי הוא להפנות את תשומת הלב של המתאמן, לניהול זמן לא נכון שמשפיע על ההצלחה ועל מצבו הרגשי. להלן 7 טעויות נפוצות בניהול זמן:

1.רצף עבודה לא נכון

קורה לנו לא מעט, שאנו מבצעים משימות או פעילויות רגע על בסיס כח ההרגל. יכול להיות שאותן משימות לא מתחברות למטרות שלנו ולסדר היום, ובכל זאת אנו מבצעים אותן. רצף עבודה לא נכון נובע בעיקר מחוסר יכולת לתכנן קדימה ולהצמד למשימות האפקטיביות ביותר. כך למשל, אם אנו קופצים ממשימה למשימה שאין בניהן קשר, אנחנו מבזבזים זמן יקר, בשינוי החשיבה. עם תכנון זמן נכון, ניתן לדאוג כי כל מספר משימות שקשורות למשל ל"פיתוח עיסקי" יהיו רצופות על פני 3 שעות בשעות הבוקר של יום חמישי, וכי המשימות שקשורות ל"תיקון ושיפור הבית" יהיו כולן ביום רביעי אחרה"צ. כך נמנע זמן יקר שמתבזבז הן פיזית והן רגשית.

2. מבזבזי הזמן

אחת הסיבות העיקריות לכך שלאנשים אין זמן, היא שהם מעבירים אותו על "מבזבזי זמן". מבזבזי זמן הם כל הפעולות שנכנסות לקטגוריה הרביעית על פי סטיבן קובי – לא חשוב ולא דחוף. כל למשל, אנשים מבלים שעות מול הטלוויזיה ולא מבינים מדוע כל יום מחדש הם קמים עייפים, ולא מצליחים למצוא עבודה חדשה או זוגיות.

3. חוסר שגרה

"השגרה היא אחד הדברים הכי חשובים לאדם בימינו", כך מסביר ג'ורדון פטרסון, דוקטור לפסיכולוגיה. חוסר בשגרה שמתבטא בשינה בשעות לא קבועות, התעוררות בשעות לא קבועות ואי ידיעה מה המשימות שיש לבצע מחר, מוביל לחוסר אפקטיביות ואף לפגיעה ביולוגית בגופנו. הגוף שלנו זקוק לשגרה ברורה, על מנת שיוכל להתאים את כל המערכות בגוף אליה.

הכנו מדריך סופר מושקע על יצירת הרגלים – שווה קריאה!

4. ניסיון לעשות הכל לבד

יש לא מעט אנשים שנוטים לקחת את כל המשימות עליהם. כך למשל אם אתם בעלי עסק, סיכוי טוב שאתם עושים את השיווק, המכירה, העברת המוצר, הפגישות והבירוקרטיה. יותר מדי משימות, מוביל ליותר מדי אחריות, ליותר מדי לחץ ולמעט מדי אפקטיביות. על כן, כאשר ניתן שתפו פעולה עם רלוונטיים והתמקדו במשימות ובפעולות בהם אתם הכי טובים.

5. חשש לומר "לא"

אסטרטיביות היא תכונת מפתח בניהול זמן, ובאופן כללי בחיינו. אסרטיביות היא האיזון בין ביישנות לבין אגרסיביות. לדעת לעמוד על שלך, ועם זאת לעשות זאת בצורה נאותה וכנה כלפי הצד השני. מגיעים אלי מתאמנים, שנותנים לרצונות של אנשים אחרים, לקבוע מה יהיו המשימות שלהם ואיך יראה הסדר יום שלהם – התוצאה? ניהול זמן לא נכון. חשוב לדעת מה היעדים והרצונות האישיים שלכם ועל פיהם לדעת לכוון ולתכנן את הזמן.

כן, זה חשוב לעזור למשפחה, לחברים ולמכרים, אך חשוב לעשות באיזון מתאים, כך שלא יבוא על חשבון הערכים והמטרות שלכם.

6. הערכה לא נכונה לגבי הזמן הנדרש

בתור מנהל פרויקטים לשעבר, נתקלתי לא פעם בצורך להתקשר ללקוחות ולהסביר להם (אני מעדיף את המילה "לתרץ") למה עלינו לדחות מעט או יותר את ההדדליין של המשימה או הפיתוח. כן, אפשר תמיד לומר שיש דברים לא צפויים, אך החוכמה היא לדעת לצפות את אותם דברים. הרי לכולנו נכנסים בחיים משימות, אירועים ותקלות שלא ציפינו להם. ההבדל בין אדם שיודע לנהל את הזמן לבין אדם שלא, הוא לקיחה בחשבון של אותם אירועים לא צפויים.

כך למשל, בעת משימת הגשה באוניברסיטה, יצירת קמפיין חדש, או הוצאת פיצ'ר חדש לאפליקציה, חשוב לקחת בחשבון גם שעות נוספות לתיקונים לא צפויים. עם הזמן, לומדים להעריך טוב יותר, מה יהיה סדר גודל ההשקעה של אותם תיקונים.

7. חוסר כנות מול האחר

בין אם הצד השני הוא בן או בת הזוג שלכם, בין אם הצד השני הוא העובדים או הבוס שלכם, ובין אם הצד השני זה נותן שירות או לקוח שלכם. על מנת לנהל את הזמן כפי שצריך עליכם גם להיות כנים מול האחר. אם יש דדליין שאתם יודעים שלא תעמדו בו, לאחר שבדקתם את כלל האפשרויות על מנת כן להצליח, שתפו את הצד השני ואל תחכו שהוא יפגע בכם. אנשים מנסים להתחמק מהווידוי כי היה להם "ניהול זמן לא נכון" ובעצם רק מחמירים את המצב.

היו כנים מול הצד השני, שתפו אותו, ווודאו כי המצב לא יקרה שנית.

קורס ניהול זמן – סדנת ניהול זמן

חדש! קורס ניהול זמן אונליין

???? סדנת Stronger Schedule ????

4 מפגשים מוקלטים בהם נלמד, נתרגל ונבנה לו"ז שידחוף אתכם קדימה:

⁦☑️⁩ סדנה #1 – מודל חשוב/דחוף על פי סטיבן קובי

סטיבן קובי, מחבר ספר רב המכר "7 ההרגלים של אנשים אפקטיבים במיוחד" לימד מליוני אנשים וארגונים ברחבי העולם את מודל חשוב/דחוף.

בסדנה זו אנו נבצע הכרות עם המושג "ניהול זמן" ונבין את העקרונות והערכים שעל פיהם אנחנו רוצים לנהל את הזמן שלנו כך שנשיג מטרות ועם זאת נישאר חיוביים ואנרגטיים.

מה סוחט מאיתנו אנרגיה, מה מפתח אותנו ומה הם אותם "מבזבזי זמן"  – כל התשובות בסדנה הזו.

⁦☑️⁩ סדנה #2  – טיפול בנסבלים ונקודת זינוק

בסדנה זו נבצע תרגיל חשוב שייתן לנו פרספקטיבה לכל תחומי החיים שלנו. אתם תצאו מהסדנה הזו עם 2 כלים חשובים:

1. כלי למעקב אחר ההתקדמות שלכם שיתן לכם פרספקטיבה חשובה על חייכם ויאפשר לכם לדעת מה הצעד הבא שלכם.
2. כלי למעקב אחר דברים ששואבים ממכם אנרגיה וגורמים לכם לתסכול ולחוסר התקדמות

⁦☑️⁩ סדנה #3 – יצירת לו"ז על פי חוק ה -3

הגיע הזמן לרדת לשורש העניין. בסדנה זו נלמד איך לבנות את החיים שלנו מתוך מקום של חזון ותשוקה, ואיך מורידים את מה שלמדנו לרמת הביצוע – משימות ברמה השנתית/חודשית/שבועית ויומית.

⁦☑️⁩ סדנה #4 – סוגי דחיינות – איזה דחיין אני, ואיך מטפלים בזה.

אחחח דחיינות, זה טבעי? זה רע? זה נורא? אפשר לשנות את זה?
הגיע הזמן לחשוף את האמת, להבין מה עומד מאחורי דחיינות ואיך – אפשר אחרת.
אתם תצאו מהסדנה כשאתם יודעים מהם 5 סוגי הדחיינים, למה אנחנו דוחים דברים, איזה סוג אתם ואיך ניתן להתגבר על זה.

קורס ניהול זמן אונליין – מחיר

מדובר בסדרת מפגשים כאשר העלות עבור סדנה בודדת הינה 67 ש"ח. העלות לקורס כולו (כולל בונוסים) הינה 288 ש"ח.

פרטים חשובים על הקורס

• אתם מקבלים גישה לקורס ללא הגבלת זמן – כלומר תוכלו לחזור ולהשתמש בו מתי שתרצו.
• החזר כספי מובטח – לא הפקתם ערך מהקורס, תקבלו את כספכם בחזרה.

קורס ניהול זמן או סדנת ניהול זמן נועדו להעניק לכם את עקרונות המפתח אודות ניהול זמן, להסביר לכם על טעויות ומעל הכל – לעזור לכם ליישם את ניהול הזמן בחייכם.

למי מתאים קורס ניהול זמן

קורס ניהול זמן וסדנת ניהול זמן מתאימים לעצמאיים, שכירים וארגונים. בין אם אתם מנהלים, עובדים או פרילנסרים אשר מרגישים כי היומן שלהם מתפוצץ, אין להם זמן לנשום ועדיין הם לא מספיקים את מה שהם רוצים.

מה נלמד במסגרת הקורס והסדנה הפרונטליים

סדנה חד פעמית או קורס בן 4 מפגשים במהלכם נלמד

1. מהו ניהול זמן.
2. ניהול זמן על פי הגישה של 7 ההרגלים של אנשים אפקטיבים.
3. טעויות נפוצות.
4. מהם מבזבזי הזמן וכיצד ניתן לטפל בהם באפקטיביות.
5. כיצד ליצור הרגל חדש בצורה נכונה.
6. פעילויות מעשירות לתרגול ניהול זמן.
7. סדנת עבודה ליישום העקרונות שנלמדו.

קורס ניהול זמן פרונטלי – מחיר

המחיר בעבור סדנה בודדת הינו 150 ש"ח.

המחיר בעבור קורס בן 4 מפגשים הינו 427 ש"ח (במקום 600 ש"ח)

מי מעביר את הקורס והסדנה

ערן שני, הבעלים של אתר סטרונגר, קואצ'ר לבני 20, מנהל 2 עסקים, מתנדב בעמותות לבעלי מוגבלויות, לומד ערבית ופסנתר ואיש משפחה.