אפקטיביות מול יעילות

מה ההבדל בין אפקטיביות לבין יעילות? שתי מילים שמושכות את תשומת הלב של כולנו, שמופיעות בפרסומות, שנשמעות בפיהם של מנטורים, אנשי עסקים ואנשי מכירות מובילים ושגורמות לארגונים לבצע שינויים דרסטיים.

ועדיין, למרות כל ההילה שעוטפת את שתי המילים אפקטיביות ויעילות, יש המון בלבול וחוסר הבנה בשימוש בכל אחת מהמילים והבאתן לידי ביטוי.

למען הסדר הטוב נתחיל מההגדרות המילוניות שמספק אתר-המילון האנגלי Dictionary. תרגום חופשי:

מה זה אפקטיבי – אדם או דבר שמוביל ליצירת המטרה המבוקשת או הרצויה.

מה זה יעיל – ביצוע או עשייה באופן הכי טוב שאפשר עם הכי מעט בזבזון זמן ואנרגיה.

על פי ההגדרות, ניתן להבין את ההבדלים בין המילים ולסכמם בקצרה – להיות אפקטיבי פירושו לעשות את הדברים "הנכונים" (המשמעותיים עבורך/עבור החברה/עבור המשפחה), להיות יעיל פירושו לעשות את הדברים בצורה טובה.

האם אפשר להיות גם יעיל וגם אפקטיבי?

התשובה היא – כמובן שכן. לשם כך, דרוש הבנה כיצד ליישם את עקרונות היעילות והאפקטיביות וכמובן לתרגל באופן מתמיד.

כדי להבין טוב יותר איך נראה אדם אפקטיבי ויעיל, נעשה השוואה בין 4 אפשרויות שונות:

להיות לא אפקטיבי ולא יעיל – לרדוף אחר המטרות הלא נכונות ולבזבז זמן ומשאבים יקרים על ביצוען.

להיות אפקטיבי אך לא יעיל – להתרכז במשימות החשובות, אך לבצען בצורה שמבזבזת זמן, משאבים וכסף.

להיות יעיל אך לא אפקטיבי – לרדוף אחר המטרות הלא נכונות, אך לבצען באופן יעיל (לבצע המון משימות, להיות מולטי-טאסינג, אך בכל זאת לא להגיע ליעדים האמיתיים).

להיות אפקטיבי ויעיל – לדעת מה המטרות והיעדים המשמעותיים ולבצע את המשימות להשגן בצורה שמחזירה את ההשקעה – החזר גבוה על ההשקעה והוצאות נמוכות.

איך להיות אפקטיבי

אפקטיביות נמדדת בשני מישורים:

• כמה אתם מייצרים – כמה מוצרים/כסף/אהבה/משמעות אתם מייצרים.
• כמה אתם שומרים ומתחזקים את הנכס שלכם – כמה אתם מקפידים לשמור על רווחת העובדים, אווירה טובה ומערכות יחסים.

סטיבן קובי, מביא בספרו "7 ההרגלים של אנשים אפקטיבים במיוחד" משל מעולה:

סטיבן מספר על חוואי שגילה יום אחד כי אחת התרגולות שלו החלה להטיל בייצי זהב. החוואי היה מאושר עד הגג. הוא המתין מדי יום כדי לקחת את הביצה שהתרנגולת הטילה ומיהר ללכת לשוק על מנת למכור אותה תמורת כסף נוסף. לאחר לא זמן רב, החוואי החל להרגיש שהתרנגולת לא מספקת את העבודה. הוא החל לחשוב כיצד התרנגולת יכולה להטיל לו יותר ביצים. "היא מסתובבת יותר מדי כל היום בחוץ" תהה לעצמו", ולכן החליט לסגור אותה במקום מבודד. חלפו מספר ימים אך עדיין, התרנגולת המשיכה להטיל רק ביצה אחת מדי יום. החוואי חסר הסבלנות החליט כי מאס בתרנגולת, וכי הוא רוצה למכור את כל הביצים שיש לתרנגולת להציע. לכן, הוא החליט לשים סוף לחייה, פתח אותה וגילה … 0 ביצים.

מדובר בסיפור אכזרי, אך עם מסר חזק על אפקטיביות.

אנשים וחברות נוטים להתרכז בכמה הם מייצרים, אך לעיתים קרובות שוכחים כי לא פחות חשוב מכמות התפוקה (מספר ביצי הזהב שהתרנגולת הטילה), חשוב גם הנכס עצמו (התרנגולת).

אז איך מפתחים אפקטיביות?

1. להיות פרואקטיבי – כולנו עדים לתכניות שמשתבשות, לאירועים שלא ציפינו להם, לטעויות ולבלבולים. ההבדל בין אנשים מצליחים לבין אילו שלא, זה לא, כי הדברים הללו לא קורים להם, אלא כי הם יודעים להתמודד איתם בצורה נכונה – הם לוקחים אחריות על המצב ועל עצמם. הם שואלים את עצמם "איך כן", במקום "למה לא".
2. להתחיל עם מודעות מהסוף – לדעת מה המטרות והייעוד שלכם לטווח ארוך ולדמיין את הגשמתן עוד לפני שהתחלתם לבצען. "קל יותר לבצע משהו בפעם השנייה, גם אם הפעם הראשונה הייתה בדמיון שלנו". איך עושים את זה? נעזרים במודל המוכר – מודל סמארט.
3. לשים את הדברים החשובים ראשונים – מדובר על האופן בו אתם מנהלים את הזמן. הרחבנו על כך במדביר מקיף על ניהול זמן.
4. חשבו באסטרטגית WIN-WIN.
5. חפשו קודם כל להבין ורק לאחר מכן להיות מובנים.
6. היו מסונכרנים.
7. חדדו את הלהב – המשיכו לשפר ולפתח את עצמכם באופן מתמיד. בין אם במימד העסקי, המשפחתי, הזוגי או הרוחני. איך עושים את זה? הסברנו על כך במדריך על הרגלים.