חוק פרקינסון – איך להשתמש בחוק פרקינסון לטובתך

"עבודה גדלה כדי למלא זמן פנוי להשלמתה". אם אתם בעניין של אפקטיביות, יעילות ויצרנות, ייתכן ונתקלתם בחוק פרקינסון.

חוק פרקינסון הינו אמרה שנכתבה על ידי נורת'קוט פרקינסון, היסטוריון בריטי ידוע וסופר. החוק הופיע לראשונה בשנת 1955 בתור פסקת הפתיחה של מאמר עבור סוכנות Economist ולאחר מכן הפך לאחד מהספרים הידועים ביותר של פרקינסון – "חוק פרקינסון: הרדיפה אחר התקדמות".

מי זה נורת'קוט פרקינסון

רגע לפני שנדבר ונמשיך כיצד חוק פרקינסון נוגע לחיינו, חשוב להבין מדוע נורת'קוט פרקינסון הגיע למסקנה זו. פרקינסון עבד בשירות האזרחי של בריטניה והיה עד ממקור ראשון כיצד הבירוקרטיה עובדת ולא עוזבת. בירוקרטיה היא תוצר לוואי של התרבות שלנו שנולדה כתוצאה מהאמונה המגבילה כי ככל שנעבוד יותר קשה כך נעבוד גם חכם ומהר יותר באיזשהו אופן.

מה זה חוק פרקינסון

חוק פרקינסון אומר "העבודה גדלה על מנת למלא את הזמן הפנוי להשלמתה". המשמעות של המשפט היא שבין אם אתם תתנו לעצמכם שבוע לבצע משימה ובין אם תתנו לעצמכם שעתיים לבצע את אותה משימה, אז, בהיבט פסיכולוגי, העבודה תגדל במורכבות שלה ותהפוך למאיימת יותר על מנת למלא את השבוע. יכול להיות אפילו שבזמן הנוסף שנדרש לכם, לא תהיה אקסטרה עבודה, אלא רק יותר לחץ ומתח כדי לגרום לעבודה להתבצע.

פרקינסון טוען כי על ידי התאמת כמות הזמן הנדרשת למשימה, אנו נוכל לבצע ניהול זמן אפקטיבי וכן להוריד את רמת המורכבות של המשימה לרמה הנורמלית שלה.

אם אתם מרגישים לא מעט סטרס ולחץ בעבודה שלכם, הכנו לכם מספר טיפים יעילים להתמודדות עם לחץ.

אם אתם רוצים לחסוך זמן יקר ולדעת לנהל את הזמן שלכם כפי שצריך – מומלץ לקרוא את המדריך המלא על ניהול זמן.

האם חוק פרקינסון נכון?

אחת הטענות שנשמעו נגד חוק פרקינסון הייתה כי אם התצפית (המחקר) של חוק פרקינסון היה מדויק, אז אדם היה אמור להיות מסוגל להגביל למשימה למשך דקה אחת בלבד והמשימה הייתה הופכת למספיקה פשוטה כדי לסיים אותה באמת תוך דקה.

והאמת? שחוק פרקינסון טוען בדיוק את זה. לא מדובר בקסם. זה עובד כי אנשים נוטים לקחת יותר מדי זמן עבור המשימות שעליהם למלא. לפעמים כי הם רוצים גם "זמן מריחה" או "זמן טעויות" אך לעיתים קרובות מדובר בהערכה לא נכונה של כמה זמן המשימה תדרוש מהם.

אנשים לא מודעים לכמה מהר הם יכולים לבצע משימות עד שהם ביצעו את הרעיון.

האם קרה לכם שהייתה לכם עבודה להגיש בלימודים ברגע האחרון, שהייתה אמורה לקחת שבועות רבים ובכל זאת הספקתם אותה תוך ימים בודדים? טימותי פריס, מחבר רב המכר 4 שעות עבודה בשבוע, מביא זאת כדוגמה קלאסית בספרו אודות חוק פרקינסון. בספר טימותי מתאר מקרה בו היה עליו לבצע עבודת מחקר וכתיבה, אך הוא דחה ודחה אותה, עד שנשארו לו שעות ספורות להגשה. הוא ניגש למרצה שלו בבקשה לדחות את הדדליין אך המרצה סירב. טימותי נדרש לפעול במהרה, ולכן הוא האציל סמכויות לעמיתים שלו, הגיש את העבודה בזמן ואף קיבל ציון מעולה.

איך ליישם את חוק פרקינסון

חוק פרקינסון משתלב במגוון רחב של פעילויות ומשימות בחיינו: ביצועים בעבודה, מימוש אסטרטגיות למידה, משימות בבית ובמשרד וכן בעת יצירת הרגלים חדשים. אז איך מיישם את חוק פרקינסון?

השתמשו בשעון כתמריץ

עשו רשימה של משימות שעליכם למלא, וחלקו אותם בהתאם לכמות הזמן שנדרשת על מנת להשלימם. לאחר שעשיתם זאת וכתבתם לכל משימה כמה זמן נדרש, תנו לעצמכם חצי מהזמן להשלמת כל משימה.

חשוב לראות את תחימת הזמן כמשהו הכרחי. ראו בזמן שנתתם לעצמכם כדדליין. עלינו להסתכל על הדדליינים שאנו מציבים לעצמנו בדיוק באותו חומרה ואופן שאנו מתייחסים לדדליינים של הבוס או הלקוחות שלנו – בלתי ניתנים לשבירה.

השתמשו ברצון התחרותי הזה שיש לנו כבני אדם בתור דלק בדיוק כמו בספורט ובמשחקים על מנת לייעל את עצמכם. אתם רוצים לנצח את השעון. השתוקקו לנצח אותו בדיוק כמו יריב בתחרות, מבלי שזה יבוא על חשבון איכות העבודה או קיצורי דרך.  זה גם יעזור לכם גם לקחת את הדדליינים שלכם ושל אחרים ברצינות יותר.

חשוב להבין שבתור התחלה מדובר בניסיון ובבדיקה לבחון כמה זמן באמת נדרש לכם לבצע את המשימה. ישנן משימות שתגלו כי באמת בצעתם בחצי מהזמן! וישנן משימות שנדרש לכם מעט יותר זמן. בכל מקרה, אין זה אומר שעליכם לחזור לזמן שמלכתחילה רציתם להקציב, אלא רק להעריך במעט את הזמן.

כך למשל, אם אתם עובדים על מחשב, שעון דיגיטלי יכול להיות מאוד יעיל לבצע זאת. עם שעון דיגיטלי במחשב, תוכלו לראות בדיוק כמה זמן נשאר לכם.  לכמעט כל מערכות ההפעלה יש שעונים כדוגמת וינדוס ולינוקס.

הפסיקו את מבזבזי הזמן

אימיילים, קריאת פידים, חדשות, עיתונים וטלוויזיה שואבים מאיתנו בכל יום זמן יקר!

הינה סטטיסטיקות של כמה זמן אנשים מבלים על מבזבזי הזמן הללו:

• על פי הדוח של נילסון בארצות הברית אנשים מבלים בממוצע 5 שעות ו-4 דקות בטלוויזיה.
• העובד הממוצע מבלה 28% מהזמן בעבודה על אימייל. יותר מ 124 אימיילים שנשלחים ומתקבלים מדי יום וכ-11 שעות בשבוע.
• בארה"ב, האדם הממוצע בילה בשנת 2019, שעתיים ו -55 דקות בטלפון מדי יום.

איך זה קשור לחוק פרקינסון

כאשר אנו מגבילים את עצמנו בזמן לביצוע משימה, עלינו גם להגביל את עצמנו בזמן על כל שואבי הזמן האלו! במקום לבלות בין 20 ל 30 דקות בכל בוקר על קריאת מיילים, הגדירו לכם 5 דקות לקריאה ולא יותר. משהו מדהים יקרה – אתם תבצעו סינון ראשוני מהיר יותר של מה חשוב ומה לא, תגיעו ישר לעיקר בתוכן המייל ותגיבו לרלוונטים במהירות הבזק.

הגדירו פרק זמן מוגדר נוסף בהמשך היום לבדיקה נוספת של המייל, הטלפון והעדכונים.

המשימות הללו הן בדרך כלל 10% חשובות ו – 90% חסרי חשיבות כלל. ולכן, חשוב לדעת להתייחס לכך בהתאם. בזכות הגדרת פרק זמן מדויק הכל נהיה יעיל יותר:

• במקום לקרוא את כל הפידים בפייסבוק, תתמקדו בקבוצת פייסבוק אחת רלוונטית לתחום שלכם.
• במקום לקרוא את כל המיילים (כולל כל הספאם) הקדישו תשומת לב רק לחשובים ביותר.

עד כמה רחוק ניתן לקחת את זה? טימותי פריס, מולטי מיליונר, יצר סיסטם, שדורש ממנו בדיקה של פעם בשבוע של המייל למשך שעה בלבד!

אז איך מוצאים את האיזון? ניסיון ותרגול. מצאו את הזמן המינימום האידאלי לביצוע המשימה ותגלו איך משימות מנופחות הופכות לקלות יותר וברורות יותר.